Praktische gang van zaken afrekenen koffie en drankjes

Vanmiddag was de eerste gelegenheid dat we zouden spelen in de interim-setting: op de baan voor de tribune en pauzeren en nazit in de kantine van Hellas. Maar helaas: de regen doopte de baan om in een zwembad en dus moesten we het boulen afblazen. Dat gaf het Bestuur en de mensen die zorgen voor openen (in casu Ger van Vliet en Fred van der Veen) de mogelijkheid nog even de punten op de i te zetten voor wat betreft de financiële afwikkeling van koffie, koeken en drankjes.

De afspraken die we vanmiddag gemaakt hebben met de beheerder Els van den Berg zijn de volgende.

1. Koffie, koek en drankjes zijn aan de bar te verkrijgen en worden verstrekt door Els.
2. De prijzen van Hellas zijn hoger dan bij De Pioniers gebruikelijk waren (bijvoorbeeld koffie is €2,75).
3. Els tekent het gebruik zoals gebruikelijk af op de consumptiekaart voor prijzen zoals die golden voor de Pioniers. Dus koffie is €1,50.
4. Els toetst het gebruik in op de kassa van Hellas. De Pionier hoeft niet (nog een keer) te betalen.
5. Aan het eind van de nazit berekent Els op de kassa het totaalbedrag dat door penningmeester Berend met de betaalpas van de vereniging wordt afgerekend.
6. Els maakt een print van het verbruik (of maakt een foto van het verbruik op de monitor van de kassa) en geeft die aan Berend.
7. Berend maakt na een maand een nacalculatie van het verbruik, waarbij de meerprijs (bijvoorbeeld koffie €1,25) wordt afgezet tegen het bedrag dat we voor de duur van het verblijf niet aan Haag Atletiek hoeven te betalen. Als dit bedrag negatief is (dus als we er bij inschieten) zal het Bestuur zich beraden op wat te doen. Met Pierre Heijnen is namelijk afgesproken dat De Pioniers er niet bij in mogen schieten.
8. We evalueren na een maand om te kijken of we goed bezig zijn en wat de nacalculatie ons leert.

Ik heb alvast een ruwe becijfering gemaakt (je bent accountant of je bent het niet). Onze huur voor het clubgebouw Haag Atletiek is voor 2026 begroot op €2.030. Dat is per maand €170. Deze kosten vervallen in de periode vanaf 1 november 2026.
Uit een ruwe becijfering van de meerkosten van de consumpties blijkt me dat we maandelijks ca €180 kwijt zijn. Hier komt nog bij dat de kantine voor De Pioniers een bron van inkomsten is (voor 2026 begroot op €490, of te wel €40 per maand).
Dus: -170+180+40= €50. We schieten er dan ca €50 per maand bij in.